Feedback

Feedback (tạm dịch: phản hồi/ đánh giá/ nhận xét)

Tình cờ mình được nghe một bài TedTalk của cô LeeAnn Renninger nói về các bước để đưa phản hồi trong những tình huống ‘gây cấn’. Trong tình hình đang có nhiều xáo trộn, mình nghĩ chia sẻ này sẽ giúp giảm căng thẳng ít nhiều:

Bướic 1: Hỏi người sắp nhận phản hồi xem họ có sẵn sàng để nghe nhận xét của mình không.

Ví dụ: sếp có thể hỏi nhân viên: “Em có 20 phút để mình nói chuyện về bài báo cáo hôm qua không?”

Câu hỏi đơn giản này giúp người nhận phản hồi biết được là họ sắp được nghe nhận xét và tạo cho họ cảm giác tự chủ (có quyền từ chối hoặc chấp nhận, không cảm thấy bị áp đặt).

Bước 2: Đưa ra dữ liệu/ thông số/ quan sát, không đưa ra đánh giá chủ quan.

Theo quan sát của mình trong nhiều năm coaching thì mâu thuẫn luôn nảy sinh từ bước này do người đưa ra nhận xét thường nhầm lẫn giữa quan sát khách quan (dựa trên dữ liệu/ thông số) và đánh giá chủ quan của chính mình.

Trong cùng một tình huống, theo bạn thì đánh giá nào là khách quan và đánh giá nào là chủ quan?

Đánh giá 1: Hôm trước em hứa sẽ nộp bài vào cuối ngày thứ 2 nhưng đến tận chiều thứ 3 chị mới nhận được báo cáo.
Đánh giá 2: Chị nhận thấy em là người không có tinh thần trách nhiệm trong công việc.

Đánh giá 1 mang tính khách quan vì có chứng cứ, thông số rõ ràng mà cả hai bên đều có thể kiểm chứng (chỉ cần mở hộp mail là chúng ta có thể biết được báo cáo được gửi trong ngày thứ 2 hay thứ 3).

Đánh giá 2 là kết luận ‘không có tinh thầnn trách nhiệm trong công việc’ dựa trên một sự việc nộp bài trễ. Đánh giá này có thể làm cho người nghe không phục (vì có thể họ chỉ phạm lỗi một lần), hoặc họ không biết mình đã làm gì mà bị sếp đánh giá như vậy và không hiểu phải khắc phục như thế nào. Tệ hơn nữa, họ tự thấy bản thân mình thật tồi tệ và mất hết năng lượng để thay đổi hoặc sẽ phản ứng gay gắt để bảo vệ giá trị của mình.

Bước 3: nói cho người nhận đánh giá biết việc họ làm đã ảnh hưởng như thế nào đến bạn.

“Vì chị không nhận được báo cáo của em vào cuối ngày thứ 2, chị đã phải thức khuya tự làm bài để kịp họp vào sáng thứ 3”.

Ở bước này, mình quan sát thấy sự hiện diện của các bạn cảm xúc Tức, Giận khá nhiều trong các câu chuyện của khách hàng. Tức, Giận nói với ta là người kia đã làm chuyện gì đó thật sai và hay ‘xúi’ ta trừng phạt người đó. Hiểu về cảm xúc, mình chỉ nên dừng lại ở chỗ lấy ‘thông tin tình báo’ của cảm xúc mà thôi và không nên làm theo lời ‘xúi bậy’ :). Đúng là họ đã làm sai, và bây giờ mình đang ở đây để tìm giải pháp chứ có trừng phạt nhân viên của mình thì chỉ làm tình hình trầm trọng hơn.

Bước 4: Cùng nhau tìm giải pháp (để không lặp lại lỗi cho lần sau)

“Em sẽ có giải pháp nào để tránh lặp lại tình hình này không?”

Lắng nghe giải pháp của họ. Nếu nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm, ta có thể gợi ý thêm một số giải pháp cho bạn ấy chọn lựa. Tuy nhiên lắng nghe giải pháp của nhân viên vẫn quan trọng hơn. Theo trải nghiệm coaching của mình, mỗi người có cách giải quyết tình huống riêng. Họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn, có trách nhiệm hơn khi được tự suy nghĩ ra giải pháp và làm theo kế hoạch của mình.

Và nếu được phép thêm vào bước 5 ^^, mình sẽ hỏi thêm một câu:

Bước 5: “Em có cần sự hỗ trợ nào từ phía chị không?”

Mình tin rằng người nhận phản hồi sẽ có thêm nhiều năng lượng cho hành trình thay đổi khi biết rằng mình có được sự hỗ trợ từ sếp, rằng mình không đơn độc.

Trong 5 bước này, bước nào thật sự hữu ích cho bạn?

PS. Nhớ thêm tỷ lệ “mầu nhiệm” của Gallup: “5 khen : 1 chê”. Khó quá thì 3 khen : 1 chê cũng được, nhưng nhớ có khen trước khi chê nhé! 😉
PSS. Vừa viết xong bài này thì nhận email điểm tin hàng tuần của Gallup: “chỉ có 14% nhân viên tin rằng đánh giá năng lực truyền cảm hứng để họ phát triển”. Thật có liên quan. ^^

Thao Pham
ICF Professional Certified Coach

Sources:
Link đến bài TedTalk của LeeAnn Renninger ở đây:
https://www.ted.com/talks/leeann_renninger_the_secret_to_giving_great_feedback/transcript?utm_source=recommends-quality-conversations&utm_medium=email&utm_campaign=explore

Who is LeeAnn Renninger?
LeeAnn Renninger, PhD is the CEO and founder of LifeLabs New York. She received her PhD in social psychology from the University of Vienna where she studied the differences between good and great communicators.

Anger’s message: This is wrong or unjust.
“The Field Guide to Emotions” by Dan Newby and Curtis Watkins.

Link to the book “How full is your bucket” by Tom Rath so you understand where the magic ratio 5:1 comes from: https://www.amazon.com/How-Full-Your-Bucket-Rath/dp/1595620036/ref=tmm_hrd_swatch_0?_encoding=UTF8&qid=&sr

Video call hay Audio call?

Dạo gần đây mình hay nghe bạn bè ‘than thở’ căng thẳng nhiều vì phải làm việc ở nhà và họp hành nhiều hơn. Các công ty cũng quan tâm đến sức khoẻ nhân viên, gửi ra rất nhiều mẹo hay như vận động, tập thể dục, hít thở, thiền… Mình thấy tất cả đều hữu ích. Trong bài này, mình muốn chia sẻ cảm nhận về hình thức họp video call và audio call, mà theo quan sát và trải nghiệm của mình, là có đóng góp vào sự căng thẳng.

Bản thân mình luôn thích video call vì nhìn thấy khách hàng, đối tác bao giờ cũng tạo cho mình cảm giác gần gũi, dễ trò chuyện. Tuy nhiên có một vài lần bạn bên kia vì lý do wifi yếu hay “nhà cửa trông lộn xộn” và đề nghị dùng audio call thì cũng đành chịu. Quan sát suy nghĩ, hành vi và cảm xúc của bản thân, mình cảm nhận rất rõ sự khác biệt giữa hai hình thức họp này.

1. Audio call làm mình dễ sao nhãng và tốn nhiều năng lượng để tập trung hơn.

Là người học bằng mắt (visual learner), mình thích được nhìn thấy đối tượng đang trao đổi. Nếu phải dùng audio call, ban đầu mình cố gắng tập trung bằng cách nhìn vào cái màn hình … đen thui. Được một chút thì chán và nhìn sang nơi nào đó, ví dụ như nhìn ra cửa sổ. Nếu có con bướm bay qua thì tâm trí mình sẽ bay theo nó một chút. Khi phát hiện mình bị lơ là, mình lại cố tập trung trở lại bằng cách nhìn vào màn hình …tối om, sau đó lại chán rồi nhìn sang nơi khác. Chưa kể có vài lần chán quá còn mở FB lên xem.

Cái vòng lặp đó tới lui làm mình tốn kha khá năng lượng cho những buổi họp. Và nếu mình nhớ không nhầm thì người thích học bằng mắt như mình (visual learners) cũng không ít, khoảng 65% dân số trái đất, còn học bằng tai (auditory learners) khoảng 30% thôi.

2. Video call làm cho mình bớt “lười” cười với người đối diện.

Khi dùng audio call, mình hiếm khi nào cười lắm. Tại sao mình lại đi cười với cái màn hình tối thui trước mặt chứ. Nếu có chỉ là nhếch miệng lên một cái lúc mới gặp người kia. Còn lại 99% thời gian là nói chuyện với khuôn mặt hình sự =)). Nhưng khi dùng video call thì mình cười thật sự và mình để ý khi mình cười thì bên kia cũng cười và tự nhiên không khí nhẹ nhàng hẳn cho dù có đang nói về một vấn đề căng thẳng.

3. Ngồi tử tế khi có video call.

Khi dùng audio call, có đôi khi mình ngồi xếp chân lên ghế, khòm lưng, ngả nghiêng ra sau… Những tư thế đó rất dễ làm cho mình thiếu tập trung, tạo ra những cảm xúc không phù hợp khi truyền tải thông điệp và không tạo được hiệu ứng mong đợi.

Ví dụ như khi cố gắng thuyết phục đồng đội làm theo ý tưởng của mình mà ngồi không thẳng lưng, tư thế không quyết đoán thì chắc chắn thông điệp cũng không quyết đoán. Và nếu mình nhớ không lầm thì sức nặng của thông điệp gửi đi có đến hơn 50% từ ngôn ngữ cơ thể, chỉ dưới 10% từ ngôn ngữ lời nói, phần còn lại là do cảm xúc quyết định. (Source: Ontological coaching)

Nếu còn nghi ngờ, bạn thử google những diễn giả truyền cảm hứng và quan sát cách họ ngồi, đứng khi nói. Sau đó nhớ lại hình ảnh một ai đó trong công ty mà bạn nhận thấy cách thuyết trình không tự tin chút nào. So sánh hai hình ảnh đó, bạn dễ dàng nhận ra sự khác biệt.

Và khi thông điệp truyền đi không hiệu quả thì sẽ có hiểu nhầm và họp tới họp lui rồi.

Với những trải nghiệm này, mình đã quyết tâm không được lười mặc đồ đẹp, luôn chỉn chu để lúc nào cũng có thể hiện diện và cười thật tươi với người đối diện qua màn hình. Mình tin rằng điều nho nhỏ này không chỉ giúp bản thân mà còn giúp mọi người trong cuộc họp giảm bớt mệt mỏi và căng thẳng.

Đó là trải nghiệm của mình. Bạn có thêm quan sát nào về video & audio calls không?

Thao Pham
ICF Professional Certified Coach

Stress

Vi nghỉ hè, rảnh rỗi đòi chơi trốn tìm. Mình không rảnh nhưng phải chìu Vi.

“Rồi cũng ổn thôi mà, trò này đã chơi đến mấy lần”. Mình tự nhủ.

Ngày qua ngày mình trốn kỹ. Không la cà phố xá, hàng quán, mọi chuyện gói gọn trong nhà. Có dự án thì làm hội thảo, coach cho khách hàng, không thì mình tự nghĩ ra một tá ý tưởng như viết blog, làm podcast… Lịch dày đặc từ sáng đến tối mịt. Cũng là một cách hay để quên đi nhóc Vi đang hò hét “Năm mười mười lăm hai mươi” ngoài kia.

Mình vẫn ăn uống bình thường, vẫn tươi cười gặp khách hàng, đối tác, vẫn nhí nhố tám nhảm với mấy đám bạn xuyên lục địa mỗi ngày. “Mình ổn” hoặc “Mình rất ổn” là câu trả lời mặc định mỗi khi có ai hỏi “Khỏe không? Tình hình sao rồi?”

Miệng nói ổn nhưng hình như cơ thể mình nó không ổn. Dấu hiệu đầu tiên là bụng rất căng mỗi khi ngồi thiền. Nó căng giống như cái bong bóng được bơm đầy khí, làm mỗi hơi hít vào thở ra rất khó chịu. Sau đó là cái dạ dày đình công không chịu tiêu hoá thức ăn. Vài tuần sau nó chơi trò làm giấm chua lè làm ruột mình xót xa, có những đêm chỉ ngủ được ba, bốn tiếng. Người mình phờ phạt, không thể làm việc được nữa và đó là lúc mình thật sự bị quật ngã.

Nằm trên giường với cái cơ thể mệt rã rời, dạ dày đau quặn từng cơn. Tâm trí mình chẳng thể nào chạy trốn vào mớ công việc được nữa và thế là những nỗi lo, sợ bị làm lơ, bị bỏ mặc bấy lâu nay được dịp ào đến.

Lo bắt đầu: “Bạn bè đóng gói đồ đạc, chuẩn bị vali sẵn sàng nếu bị cách ly tập trung hết rồi kia. Giờ bạn còn chưa lên danh sách, chưa mua đồ đạc gì hết trơn rồi sao trở tay kịp?”

Sợ gào lên: “Chú tổ trưởng mới kêu bạn đi lấy mẫu kìa. Nghe nói ra đó đông đúc lắm, bạn coi chừng bị lây bệnh đó nha. À quận mình mới áp dụng Chỉ thị 16 mà rau củ đã hết sạch rồi. Má bạn mà không ăn rau là đường huyết tăng vọt cho coi.”

Lo lại chen ngang: “Khách hàng nói họ muốn làm hội thảo trực tuyến cả ngày, chỉ nghỉ trưa 60 phút thôi đó. Bạn không có đủ thời gian ăn trưa và hồi phục năng lượng đâu. Bạn tính sao?”

Nghe Lo và Sợ thay phiên nhau kể lể, tự nhiên mình có cảm tưởng mình là một con lừa. Mỗi sáng thức dậy phải mang vác trên lưng những trọng trách quá lớn. Khối công việc không giảm mà chỉ có tăng dần theo năm tháng. Vậy mà giờ đây mình lại phải gồng lưng chở thêm những cục đá tảng từ những nỗi lo sợ, những xáo trộn mà Vi lén lút đặt lên lưng mình. Chưa bao giờ mình cảm thấy quá nhiều áp lực đang đè nặng trên vai, chưa bao giờ mình cảm thấy mệt mỏi, lẻ loi và bất lực đến như vậy.

Mình lặng lẽ tháo bỏ cái hình ảnh ‘Mình luôn mạnh mẽ’ mà mình gắng gượng mang mỗi ngày. Mình chấp nhận mình bị stress! Mình chấp nhận mình cần sự giúp đỡ!

Với một chút e dè, mình nhắn tin cho nhóm Mindfulness Lovers hỏi ‘Mọi người ổn không?’ Vô cùng ngạc nhiên, vài tin nhắn trả lời ‘Em không ổn lắm’ và ‘Sao trùng hợp quá, em đang không ổn và chị hỏi’. Rồi tụi mình chia sẻ với nhau những khó khăn. Mình cảm thấy nhẹ nhõm, có cảm giác mình không lẻ loi với tất cả những khó khăn đang phải đối mặt.

Rồi mình quyết định ‘than thở’ một tí với nhóm bạn chơi hơn mười năm, cho tụi nói biết mình vừa mới đi mượn rau nhà hàng xóm vì nhà đã hết lương thực rồi. Không ngờ tụi nó không phiền mà còn hỏi mình có cách nào để tụi nó chuyển rau sang cho không.

Anh Giám đốc nhãn hàng sau khi nghe mình nói cần hai giờ nghỉ trưa đã nhanh chóng gật đầu. Ảnh còn bảo ‘Đúng rồi, bạn phải lắng nghe, quan sát, trả lời cho từng người trong hội thảo mà. Như vậy là mệt lắm.’

Vi vẫn chưa mệt, nó còn hào hứng chơi năm mười ngoài kia. Bao khó khăn vẫn còn đó nhưng mình thấy lòng ấm lại khi cảm nhận được sự quan tâm, giúp đỡ và yêu thương của bạn bè và cả những người xa lạ.

Năng lượng của mình dần được sạc đầy và mình lại khao khát được làm việc nhưng lần này mình đã ‘thông thái’ hơn. Mình tự hứa với chính mình là sẽ luôn lắng nghe từng thay đổi nhỏ, thương yêu mình hơn, dành nhiều thời gian để nghỉ ngơi, thiền tập khi cảm nhận những dấu hiệu căng thẳng đầu tiên.

Bài học lớn mình nhận ra trong tình hình này là mình không cần phải gồng lên để trở thành mặt trời hay mặt trăng để sưởi ấm hay chiếu sáng cho cả hành tinh này. Mình chỉ cần làm một đốm lửa nhỏ để sưởi ấm cho chính mình. Khi mình thật sự khỏe, ngọn lửa của mình sẽ đủ lớn và nó sẽ lan tỏa đến những nơi còn lạnh lẽo. Và khi nó tắt thì mình sẽ có đủ can đảm để tìm xin một chút lửa từ những người xung quanh.

Đó là bài học của mình khi đối diện với Stress, còn cách của bạn thì sao?

Thao Pham
ICF Professional Certified Coach

Boredom

Among all citizens living in the world of Emotions, Boredom is the guy I am scared of the most. I am not intimidated by him for who he is, I am frightened by his trick. Whenever he comes, he secretly locks all the doors, shuts all the windows, and goes hiding. Sometimes he is alone with me, other times he asks a few difficult friends to come together play this game. Anxiety, Fear and Resentment are Boredom’s partners in crime. They all keep quiet, making the house look empty and suffocating. All of sudden.

Lately, it was a huge surprise to me when I experienced emptiness quite often. I have successfully deciphered my Secret Letter of Life to discover my Life Purpose. Enthusiasm has made a big commitment to traveling with me anywhere I want even venturing into unknown lands. How come I suffered emptiness, the stage where I didn’t know what to do, where to go and all my energy suddenly vanished to thin air?

Practicing Emotional Intelligence for sometimes I have learned by heart a valuable lesson from my respected teachers “There is no moment when we don’t have an emotion accompanying. As human beings, we always have emotion and/ or mood. Emotion comes and goes with a trigger while the mood is always with us with or without a trigger”.  So I sat meditation for a while, trying to calm my mind.

After 30-minute meditation, I saw Boredom tiptoeing to the living room.

“Hey Boredom, you are playing your trick again. What brought you here today?” Smiling I asked.

“I thought you were asleep. I didn’t hear any chatting conversation in your mind. Anyway, I feel so bored, and hide and seek is my favorite when I am in this mood.” Boredom winked.

“I can’t understand. We have many things on our plate right now, coaching contracts, workshops, and training classes. They are all exciting tasks we used to long for, and now you say that there is nothing here interest, that you are bored. Tell me what makes you excited again?”

“I don’t know. You have to tell me. I am just bored!”

“Give me the key so Enthusiasm can come back to work today.” I shouted.

“No way, until you tell me what can excite me.” Boredom ran hide again somewhere in the house.

Not being able to work, I picked an inspirational book, hoping Boredom would go away after I finished. “The promise of a pencil” by Adam Braun sounded interesting. I read and read, and then something suddenly struck me. The author had a strong faith in his life-or-death situation. He wrote he had 100% conviction that it wasn’t his time when the ship experienced the worst storm on his first journey. Faith provided him with a wave of calm during that tough time.

“I want Faith!” Feeling so inspired I shouted.

“Really? I thought you never want anyone to know we are friends.” Somehow Faith managed to open my window, shouting back.

I was stunned. Faith was so right. I couldn’t lie to her. I always felt embarrassed if someone knew she was my friend. Befriending with Faith means I was empowered to believe in something, someone without any evidence, and that sounded stupid. How come a person who was (and still is) famous for always backing up her statements with facts, figures, and logical approaches having a friend like Faith?

But the moment I smiled at Faith, inviting her to my room, I felt a surge of confidence, and all my energy rushed back. It dawned on me that day that without Faith, I didn’t have enough confidence about how and when I could reach my dreamland. I had countless exciting ideas and action plans to leave a bigger impact on society, but I dare not execute. I always played safe, staying in my comfort zone, convincing me that it was enough, and that was the reason why Boredom frequently visited, reminding me that it was time to step into the uncharted area again. But this time I was not going alone, I had Faith!

Boredom threw the key on my lap. He laughed and disappeared but I was sure he knew I was grateful for his valuable lesson.

That was my story with Boredom. My answer to his question is Faith. For many clients of mine, their answers are Courage, Gratitude and sometimes Acceptance. What about yours?

Written by Thao Pham
Executive Coach

Boredom: “There is nothing here of interest to me”
Faith: “I believe it even though I don’t have any evidence it is true”
The Field Guide to Emotions by Dan Newby and Curtis Watkins.