Bạn đã bao giờ gửi request (đề nghị ai đó thực hiện điều gì đó) rồi phải tự tay/ hoặc nhờ người được request chỉnh sửa tới lui vài ba bận mới hoàn chỉnh? Hoặc có khi nào bạn đã giải thích cặn kẽ rồi mà vẫn phải theo sát họ, nhắc nhở nhiều lần, đôi khi phải méc sếp của người ấy thì mọi việc mới xong?
Tôi đã từng rơi vào tất cả những trường hợp trên, giờ đỡ nhiều rồi =)) nên chia sẻ với mọi người những điều mình được học. Hy vọng các bạn đỡ tốn năng lượng cho các bạn Bực Bội, Thất Vọng, Tức Giận…
Request – hành động yêu cầu một điều gì đó một cách trang trọng và lịch sự (Oxford dictionary: the action of asking for something formally and politely).
Khi có một ai đó không thực hiện yêu cầu như ta mong đợi, rất tự nhiên các bạn ấy sẽ được ta dán nhãn: không có tinh thần trách nhiệm, thiếu năng lực, không hợp tác, hoặc ‘có hợp với vị trí này không?’ rồi ‘có nên manage out không?’… Sau bài này, mọi người thử nhìn lại xem requests của mình đã đủ những yếu tố cần thiết để tạo ra cam kết cao (strong commitment) cho người được yêu cầu chưa nhé.
Có 7 yếu tố cần thiết cho một Yêu cầu hiệu quả***
1. Committed speaker: bạn có thật sự muốn điều bạn yêu cầu không? Bạn có dành đủ thời gian để bạn và người được yêu cầu trao đổi rõ ràng về điều bạn muốn không?
Theo quan sát và trải nghiệm của tôi, có đôi khi người yêu cầu không thật sự hiểu điều mình muốn. Vì bạn này nhận được yêu cầu từ một người khác và không hiểu người kia cần gì.
2. Commited listener: người được yêu cầu có thực sự lắng nghe bạn không? Hay là họ vừa nghe vừa làm việc khác?
Trong môi trường công sở, đôi khi thật khó để làm được hai điều trên vì chúng ta chủ yếu bắn email tới tấp từ sáng đến đêm khuya do khối lượng công việc quá lớn. Hoặc vì đồng nghiệp/ partners làm chung lại không ngồi gần. Do đó, những việc quan trọng, bạn hãy cố gắng đảm bảo hai yếu tố này (face to face meetings, video calls – và đảm bảo bạn kia không vừa gõ máy tính vừa nghe bạn nhé).
Trong cuộc sống gia đình, hy vọng bạn sẽ không request khi bạn vợ đang lướt web, online shopping, hoặc bạn chồng đang chơi game, rửa chén nhé. 😉
3. Future action & conditions of satisfaction: bạn có nói thật rõ từng chi tiết điều mình cần không? Người kia có hiểu chính xác điều bạn cần không?
Bạn sẽ nói: T ơi, chị sắp đi công tác một tuần. Em sang nhà tưới cây giúp chị nhé?
Hay là bạn sẽ nói: T ơi, chị sắp đi công tác một tuần. Em sang nhà tưới cây giúp chị nhé? Cứ mỗi 3 ngày sẽ cần tưới một lần. Hai cây bên trái cần 1.5 bình nước. Cây thứ 3 cần 2 bình. Ba cây còn lại bên phải cần 1 bình. Sau 3 ngày quay lại mà em thấy đất còn ẩm thì đến ngày thứ 4 hẳn tưới tiếp. Cái bình tưới nước màu xanh chị để cạnh vòi bếp nhé.
Yếu tố thứ 3 này phụ thuộc vào mức độ thân thiết/ hiểu biết giữa bạn và người được request. Nếu như bạn T đã từng giúp tôi tưới cây nhiều lần thì tôi không cần dặn dò kỹ như thế. Nhưng nếu đây là một vài lần đầu thì không cần phân tích, bạn cũng biết trường hợp nào thì cây của bạn sẽ xanh tốt khi bạn trở về; trường hợp nào thì nguy cơ tử vong của các bạn cây sẽ rất cao. =))
4. Timeframe: khi nào thì bạn cần điều bạn yêu cầu được hoàn thành?
‘Càng sớm càng tốt’ (as soon as possible) là một cụm từ được dùng khá phổ biến. Khi còn đi làm, tôi thích các requests loại này lắm. Tôi sẽ để đến cuối cùng mới đụng tới vì đã được sếp ‘dạy’ từ hồi mới vào công ty. =)) Giờ học tâm lý học mới thấy sếp quá đúng. ‘As soon as possible’ là timeframe mà người nói mong đợi sự việc xảy ra thật nhanh, trong khi người tiếp nhận lại có cảm giác mình được cho một khoảng thời gian vô tận. Trong một núi công việc thì lỡ có trễ deadline của các requests ‘as soon as possible’ thì cũng có cách bào chữa ‘Bạn có nói là cần lúc nào đâu?’. Thế nhé, hãy cụ thể: ‘3pm ngày mai’, ’10am thứ 6′,… nếu như bạn không muốn bạn Thất vọng thăm bạn quá thường xuyên.
5. Mood of the request: Bạn gửi request với tâm trạng gì? Người nhận request của bạn đang ở trong tâm trạng gì? Buồn? Vui? Giận dữ? Bực Tức? Hào Hứng?
‘The right conversation in the wrong mood is the wrong conversation’ – Đây là insights làm tôi vỡ oà khi vừa mới ‘nhặt’ được. Tất cả chúng ta đều biết sẽ không ‘nhờ vả’ khi người kia đang ở trong một tâm trạng không vui. Điều này khá là dễ nhận ra. Tuy nhiên, rất nhiều khi mình không ý thức được mình đang ở tâm trạng nào khi nói/ email request. Rất nhiều khả năng chúng ta đang ở những tâm trạng không được ‘healthy’ cho lắm, ví dụ như: Bực Bội (follow up mãi mà không chịu làm), Tức Giận (đã giải thích ‘kỹ’ rồi mà còn làm sai)… Cứ tưởng tượng bạn nhận được một request của ai đó với những tâm trạng/ cảm xúc như thế thì bạn sẽ quyết định có giúp người ấy không, hoặc nếu giúp thì sẽ giúp như thế nào. Bạn có câu trả lời rồi nhé.
6. Context: bạn có giúp người được request hiểu tại sao họ phải giúp bạn hay không?
Rất đôi khi vì quá bận chúng ta quên mất yếu tố quan trọng này – the WHY. Đây là yếu tố giúp truyền lửa cho những người bạn request. Khá nhiều trường hợp tôi gặp phải là các bạn ‘mất lửa’ khi sếp giao việc mà không biết ‘the WHY behind the request’.
7. Declare satisfaction: sau khi bạn nhận được điều bạn mong muốn, bạn có THÀNH TÂM (sincere) cảm ơn và nói rõ cho người khác biết bạn hài lòng như thế nào không?
Rất nhiều khi chúng ta mặc định ‘đi làm là phải hoàn thành tốt nhiệm vụ mình được giao’, ‘nhân viên là phải làm request cho sếp’. Tưởng tượng nếu nhân viên/ người được ta request đã bỏ rất nhiều thời gian, công sức, thức ngày đêm để làm một báo cáo cho mình, vậy mà không nhận được một câu cảm ơn hoặc đơn giản chỉ được một câu ‘thanh you’ rất hời hợt. Sau một thời gian, bạn không cần phải ngạc nhiên khi thấy nhân viên/ người được ta request dần dần mất lửa khi làm việc cho mình.
Nếu bạn thấy còn cần thêm yếu tố nào thì hãy comment dưới đây nhé.
Bạn có thể liên hệ tôi qua website https://overflowingbuckets.com hoặc LinkedIn https://www.linkedin.com/in/thao-pham-thi-thanh-404bb828/ để đọc cảm nhận của các bạn đã được coach bằng trường phái Ontological. Bạn cũng có thể nói chuyện với tôi trước để tìm hiểu xem Ontological coaching có thể giúp bạn giải quyết vấn đề hóc búa của mình không nhé.
***Bạn có thể tham khảo thêm ở sách:
‘Language and the pursuit of happiness‘ của Chalmers Brothers